Sebuah penawaran tender dikirim beberapa menit sebelum tenggat ditutup. Panitia menyatakan berkasnya terlambat, peserta menyatakan sebaliknya. Keterangan waktu pada dokumen menunjukkan pukul 16.58, tetapi bersumber dari mana? Pertanyaan sesederhana itu yang dijawab stempel waktu ezSign.

Persoalannya lebih luas daripada urusan tender. Hampir semua sengketa dokumen berujung pada pertanyaan kapan sesuatu terjadi. Tanpa penanda waktu yang berdiri di luar perangkat, jawabannya tinggal klaim.

Padahal mekanismenya sudah lama tersedia dan jarang dipakai. Pemahaman soal Fungsi Sertifikat Elektronik biasanya berhenti pada identitas penanda tangan. Padahal unsur waktu sama pentingnya dalam menyusun bukti.

Jam Komputer Bukan Bukti yang Bisa Diandalkan

Mengapa waktu pada berkas bisa menyesatkan

Saat seseorang menandatangani berkas, waktunya biasanya diambil dari perangkatnya. Jam pada komputer dan ponsel dapat diubah dalam hitungan detik. Artinya keterangan waktu itu hanya sekuat kejujuran pemiliknya.

Pada dokumen biasa, hal ini jarang dipersoalkan. Pada dokumen bertenggat, justru di situlah sengketa bermula. Satu pihak membawa tangkapan layar, pihak lain membawa riwayat surel. Tidak ada di antara keduanya yang berdiri sebagai rujukan netral.

Di sinilah stempel waktu ezSign mengambil peran yang berbeda. Waktunya tidak diminta dari perangkat penanda tangan. Istilah teknisnya time stamp, dan fungsinya persis seperti namanya. Rujukannya berdiri di luar kedua pihak yang berselisih.

Cara Stempel Waktu ezSign Bekerja pada Sebuah Berkas

Sumber waktu yang berdiri di luar perangkat

Prinsipnya sederhana meski terdengar teknis. Saat pembubuhan dilakukan, sistem meminta penanda waktu dari sumber terpisah. Sumber itu tidak berada di bawah kendali penanda tangan.

Hasilnya kemudian dikunci bersama isi berkas pada saat itu. Mengubah waktunya berarti mengubah seluruh berkas, dan perubahan itu akan terdeteksi. Inilah yang membedakan penanda waktu resmi dari catatan waktu biasa.

Apa yang direkam dan apa yang tidak

Bagian ini perlu dinyatakan terbuka agar tidak salah dipahami. Yang direkam adalah bahwa berkas dengan isi tertentu sudah ada pada waktu itu.

Yang tidak direkam juga penting diketahui. Penanda waktu tidak memeriksa siapa penanda tangannya, dan tidak menilai isi dokumen. Pemeriksaan identitas dijalankan oleh sertifikat elektronik, bukan oleh penanda waktu. Keduanya bekerja berpasangan, bukan saling menggantikan.

Hubungannya dengan Masa Berlaku Sertifikat

Mengapa dokumen lama tetap bisa diperiksa

Ada manfaat jangka panjang yang sering terlewat. Sertifikat pengguna punya masa berlaku, umumnya satu tahun. Pertanyaan yang muncul kemudian: bagaimana nasib dokumen yang diteken tiga tahun lalu?

Penanda waktu inilah yang menjawabnya. Rekamannya membuktikan bahwa pembubuhan terjadi ketika sertifikatnya masih berlaku. Pemeriksaan di masa depan karena itu tetap menghasilkan keterangan yang utuh. Tanpa rekaman tersebut, dokumen lama justru lebih rentan dipersoalkan.

Stempel waktu ezSign karena itu bukan pelengkap, melainkan penopang arsip. Semakin lama berkas disimpan, semakin besar perannya. Untuk arsip sepuluh tahun, unsur inilah yang paling sering menentukan.

Siapa yang Paling Membutuhkan Stempel Waktu ezSign

Situasi yang paling sering ditemui

Tidak semua dokumen memerlukannya, dan itu perlu dikatakan jujur. Lima situasi berikut yang paling jelas membutuhkannya:

• Penyampaian penawaran atau dokumen tender yang terikat tenggat

• Perjanjian dengan tanggal mulai dan berakhir yang menentukan kewajiban

• Dokumen yang akan diarsipkan bertahun-tahun untuk keperluan audit

• Pelaporan kepada otoritas yang menetapkan batas waktu penyampaian

• Karya atau rancangan yang perlu dibuktikan sudah ada pada tanggal tertentu

Di luar daftar itu, kebutuhannya bisa jadi tidak sebanding dengan usahanya. Penilaian sebaiknya dilakukan per jenis dokumen, bukan diseragamkan.

Cara Memeriksa dan Menyiapkannya

Pemeriksaannya bisa dilakukan sendiri tanpa perangkat tambahan. Tiga hal berikut yang perlu Anda cari:

• Keterangan waktu pembubuhan beserta nama pihak yang menerbitkannya

• Pernyataan bahwa waktunya berasal dari sumber resmi, bukan dari perangkat lokal

• Catatan apakah berkas berubah setelah pembubuhan dilakukan

Bila keterangan sumbernya tidak ada, waktu itu kemungkinan diambil dari perangkat. Kondisi tersebut masih umum ditemui pada dokumen yang beredar.

Penerapannya lebih mudah bila direncanakan sejak awal:

1. Tentukan jenis dokumen yang memang menuntut kepastian waktu

2. Pastikan penanda waktu aktif sebelum pembubuhan pertama dilakukan

3. Jalankan satu dokumen percobaan, lalu periksa hasilnya pada panel

4. Simpan berkas aslinya, bukan hasil cetak maupun tangkapan layarnya

5. Catat kebijakan ini dalam prosedur internal agar konsisten dijalankan

Langkah kelima paling menentukan dalam jangka panjang. Kebijakan yang tidak tertulis biasanya berhenti ketika penanggung jawabnya berganti.

Penerapan time stamp pada dokumen bervolume besar dapat dijalankan otomatis. Pemicunya diletakkan pada sistem internal, bukan pada pekerjaan manual. Dengan begitu konsistensinya tidak bergantung pada ingatan petugas. Pengujiannya pun cukup dilakukan sekali pada tahap awal.

Menempatkan Waktu sebagai Bagian dari Bukti

Yang sebaiknya dibicarakan di awal

Nilai sebuah berkas digital bertumpu pada tiga hal. Siapa yang menyetujui, apa isinya, dan kapan hal itu terjadi. Dua unsur pertama sudah umum diperhatikan, sementara unsur ketiga sering diabaikan.

Undang-undang informasi dan transaksi elektronik beserta perubahannya mengakui dokumen elektronik sebagai alat bukti. Pengakuan itu bersandar pada keandalan sistem yang menghasilkannya. Jejak audit yang memuat waktu resmi memperkuat posisi tersebut.

Menempatkan stempel waktu ezSign dalam prosedur internal membuat posisi Anda lebih kuat. Usaha menyiapkannya jauh lebih kecil daripada satu sengketa yang gagal dibuktikan. Keputusannya sebaiknya diambil sebelum dokumen bermasalah, bukan sesudahnya.

ezSign adalah layanan milik PT Solusi Identitas Global Net. Statusnya tercatat sebagai penyelenggara sertifikasi elektronik non-instansi di bawah pengawasan Komdigi. Kebutuhan penanda waktu, Platform Tandatangan Elektronik , dan pengarsipan jangka panjang sebaiknya dibicarakan lebih dulu sebelum memutuskan.

Pertanyaan yang Sering Muncul

1. Apakah penanda waktu menggantikan tanda tangan?

Tidak, keduanya menjawab hal berbeda dan umumnya dipakai bersamaan.

2. Apakah dokumen tanpa penanda waktu resmi menjadi tidak sah?

Tidak, keabsahannya tetap, hanya pembuktian waktunya lebih lemah.

3. Bisakah penanda waktu ditambahkan pada dokumen lama?

Bisa, tetapi yang terekam adalah waktu penambahannya, bukan waktu aslinya.

Sumber berita: VRITIMES indonesia